platebehandling – morsomt, ikke sant? Men: Det kan virkelig hjelpe deg å dekke rumpa på jobben når du trenger det. Så hvordan organiserer du, arkiverer, og følger ellers oversikt over møtesedlene, e -postene og telefonsamtalene dine? Dagens gjestepost gir deg noen eksepsjonelle anbefalinger fra Belle of Capitol Hill -stil – CHS på Cya, så å si. Takk til Belle for at du har passert disse ideene (og velkommen tilbake til bloggen)!
Å jobbe i politikk lærte meg en rekke nyttige leksjoner, hvorav den mest avgjørende var hvordan jeg kunne føre eksepsjonelle poster. Jeg lagrer e -post, brev, notater og møtesedler fordi du aldri vet når du skal trenge en papirspor. Så da Kat ba meg skrive et innlegg som beskrev hvordan jeg dekker rumpa på jobben, var jeg glad for å tvinge.
La oss starte med grunnlaget for CYA, føre gode poster:

Møtesedler Jeg har over 30 små, spiralbundne notatbøker som spenner over hele karrieren. På utsiden er de merket for jobb og dato, f.eks. “Kongress. Mai ’07- oktober ’07. ” På innsiden finner du møtesedlene mine for hver avtale merket med navnene til alle deltakere, deres tilknytning og detaljene i samtalen vår.
Disse merknadene er en oversikt over hva som ble sagt, hva som ble lovet, og hva utfallet av møtet var. Å holde nøyaktige notater vil bidra til å rydde opp i feilkommunikasjon og hjelpe deg med å friske minnet ditt før neste møte med de samme menneskene uansett hvor mye tid som har gått i mellomtiden.
E -postmeldinger i vår digitale tidsalder, å ha en organisert innboks er avgjørende for din suksess som profesjonell. For det første vil du ikke miste noe du kanskje trenger senere eller plassere en avgjørende korrespondanse. For det andre vet du aldri når din forpliktelse til å føre gode poster vil spare skjulet ditt.

Under en gjenvalgskampanje kom guvernøren i staten min ut i sterk motstand mot et lovforslag som sjefen min støttet. Se for deg guvernørens overraskelse da en av mine medarbeidere rakte inn i innboksen hennes og trakk frem et fire år gammelt brev, signert av ham, og uttrykte sin usvikelige støtte til en tidligere versjon av regningen han nå motsatte seg. E -posten tok oss av defensiven, og satte ham på den.
Så hvordan må du organisere e -postene dine? Det er ingen måte å samle innboksen din på, men jeg liker å organisere min etter år (2014), deretter etter utgave (Veterans ‘Affairs), deretter av Group (National Guard). Hvis jeg gjør avgjørende arbeid med en regning eller ett problem, får den sin egen mappe. Jeg liker også å fargelegge viktige e-postmeldinger i blått, e-postmeldinger med avgjørende vedlegg i grønt, og e-postmeldinger som er omstridte eller fra noen som er imot vår posisjon i rødt.
Telefonsamtaler
I motsetning til e -post, har telefonsamtaler en grumsete papirsti. Dette kan være en god ting eller en dårlig ting. Så jeg holder et åpent ord doktor på datamaskinen min med tittelen “Viktige samtaler.” I likhet med møteanmerkningene mine, beskriver det hvem jeg snakket med, da vi snakket, hva vi diskuterte og hva vi løste. Det er nyttig å ha når sjefen din ber om en nøyaktig oversikt over samtalen din.

Unngå papirsti
Å føre gode poster er kritisk. Det kan hjelpe deg med å løse tvister, friske minnet om tidligere diskusjoner og holde oppgavelisten din på sporet. Men hva med de gangene du ikke vil ha en papirsti?
Å ta en samtale ut av det digitale riket er nødvendig når informasjon må deles av posten, det må gjøres unnskyldninger, eller når du trenger å sørge for at det du skal si ikke kan sendes rundt med en grunnleggende Klikk på den fremre knappen.
I utgangspunktet, hvis du er engstelig for at det du skal skrive kan brukes mot deg, havner i gale hender eller skade prosjektet du jobber med, gjør. ikke. sette. den. skriftlig. Bruk din beste skjønn, og når du er i tvil velger du å ringe, i stedet for type.
Telefonsamtaler kontra e -post
Men hva hvis du vil ha en samtale på plata og personen du snakker med ringer deg på telefonen? La oss si at du prøver å låse støtte for et avgjørende lovverk fra en ansatt hvis sjef er mindre enn pålitelig. Ansatte er glade for å fortelle deg på telefonen at sjefen hans er om bord, men du trenger noe mye mer konkret. Du trenger papirstien. Skriv inn oppfølging av e-post:
“Kjære John, tusen takk for at du tok deg tid til å ringe meg om rep. Smiths støtte til H.R 529. Sjefen min vil være så glad for å vite at rep. Smith er om bord. Hans yay -avstemning vil være et så sterkt show om hans forpliktelse til denne saken. Takk igjen for alt ditt harde arbeid med denne saken, oppriktig, Belle. ”
Jada, han kan hevde at han aldri sa det. Han kan benekte at han noen gang lovet deg noe, men du har en dato og tidsstemplet oversikt over din side av historien.

Bruk telefonsamtaler og oppfølgings-e-post med forsiktighet. ofte å ta til telefonene kan få en uskyldig samtale til å virke skjultnull